Negativna stanja v 1C so negativno končno stanje na računih zalog. Takšna stanja pomenijo, da je bil odpis blaga, materiala in izdelkov izveden brez zadostne količine zalog v skladišču. Nadzor negativnih stanj v 1C 8.3 Računovodstvo 3.0 vam omogoča upravljanje možnosti odpreme, ne da bi imeli zaloge materiala v skladišču.
Pri vsakdanjem delu mora računovodja pogosto odpremiti blago, tudi če blaga še ni na zalogi. Implementacija v programu 1C 8.3 Računovodstvo 3.0 je v takih primerih možna z določenimi nastavitvami. Vendar ne pozabite, da stroški blaga ne bodo odpisani v računovodstvu. Za takšno prodajo bo potrebna ponovna transakcija, ki jo je treba opraviti po prihodu blaga v skladišče in računovodja bo to prikazal v računovodstvu. Preberite tukaj navodila po korakih o obračunavanju postavk zalog v 1C 8.3. Nato preberite navodila za nadzor negativnih stanj v 1C 8.3 Računovodstvo.
Hiter prenos računovodstva v BukhSoft
Korak 1. Kako onemogočiti nadzor ravnovesja v 1C 8.3
Program 1C je privzeto konfiguriran tako, da ne boste mogli izvajati prodaje brez blaga na zalogi. Toda posebna nastavitev vam omogoča, da onemogočite nadzor ravnovesja v 1C. Če želite onemogočiti nadzor stanja v 1C 8.3 Računovodstvo, pojdite v razdelek »Administracija« (1) in kliknite povezavo »Objavi dokumente« (2). Odpre se okno z nastavitvami izvajanja.
V oknu potrdite polje zraven napisa »Dovoli odpis zalog, če ni odpisa zalog, pobota predujmov in odplačila dolga« (3). Zdaj lahko prodajne dokumente knjižite tudi, če blaga še ni na zalogi.
Ta nastavitev velja za vse organizacije, za katere vodite evidenco v tej bazi podatkov 1C. Nemogoče je omogočiti nadzor stanja za eno organizacijo in ga onemogočiti za drugo.
Če ste omogočili dovoljenja za odpis v odsotnosti stanj, potem morate nadzorovati, da ni negativnih stanj. Če so, potem so lahko razlogi:
- Niste evidentirali prevzema blaga od dobavitelja;
- Prejem blaga od dobavitelja ste prikazali z napakami;
- V prodajnih dokumentih je izdelek naveden napačno.
Za prepoznavanje negativnih stanj v 1C 8.3 obstaja posebno poročilo, o tem v naslednjem koraku.
Korak 2. Kje videti negativna stanja v 1C 8.3
Če je omogočeno dovoljenje za odpis v odsotnosti stanj, potem morate redno spremljati negativna stanja. Tak nadzor je še posebej pomemben pred tem, ko je treba izračunati stroške za oblikovanje upravljavskega in davčnega poročanja.
Negativna stanja v 1C 8.3 se nadzorujejo s posebnim poročilom - »Nadzor negativnih stanj«. Če ga želite ustvariti, pojdite v razdelek »Skladišče« (1) in kliknite povezavo »Nadzor negativnih stanj« (2). Odpre se okno s poročilom.
V oknu poročila označite svojo organizacijo (3) in obdobje (4), za katero želite videti negativna stanja. Nato kliknite gumb »Ustvari« (5). Poročilo bo ustvarjeno.
Poročilo navaja:
- Materialna sredstva (6), za katera so negativna stanja;
- Število takih ostankov (7);
- Knjigovodski konto (8), na katerem so bila evidentirana negativna stanja;
- Prodajni dokument, ki je bil knjižen brez preostalih stanj (9);
- Začetno stanje zalog (10);
- Poraba zalog (11) za navedeno prodajo.
Na kontih zalog ob koncu obdobja ne sme biti negativnih stanj. Poročilo vsebuje indikatorje, ki vam bodo pomagali prepoznati takšne napake.
Obdelava odpravi negativna količinska stanja na izbranih kontih zalog za določeno organizacijo na določen datum.
Recimo, da ima naša baza podatkov težave z upoštevanjem nomenklature ("rdečina" v poročilu):
Odprite obdelavo in izpolnite zahtevana polja na obrazcu. Navedemo datum, na katerega moramo analizirati stanja, organizacijo, v polju "Računi" navedemo seznam računovodskih kontov, na katerih želimo odstraniti "minuse" (lahko izberete skupinske račune). Za izpolnjevanje analitike je potrebno izbrati prihodkovno postavko (odprava minusov bo izvedena z izdelavo blagajne). Po tem kliknite Ustvari dokumente:
Vidimo, da sta bila ustvarjena dva dokumenta za knjiženje (preprosto zabeležena), za knjiženje pa je potrebno klikniti istoimenski gumb.
Na drugem zavihku vidimo tabelo napak - to so "slabosti", ki jih ni mogoče odstraniti s preprosto objavo. V prvi vrstici vidimo količino brez vsote, v drugi vrstici pa je količina negativna, vsota pa pozitivna. Če so takšne vrstice dodane knjižbi, dokument ne bo knjižen.
Edina možnost za takšne primere je ustvariti ročno operacijo:
Posledično se ustvari naslednje računovodsko potrdilo:
V svojih video vajah pogosto govorim o dejstvu, da je treba bazo podatkov 1C pripraviti za zaključek obdobja in poročanje. In ena od pomembnih točk takšne priprave je nadzor negativnih bilanc blaga, materiala in končnih izdelkov. Katera poročila morate uporabiti za preverjanje stanja zalog v 1C: Računovodstvo? Poglejmo jih nekaj.
1. Poročilo »Stanje stanja«
Mnogi računovodje so navajeni delati z bilancami stanja. To poročilo je dejansko mogoče uporabiti za nadzor stanja zalog, le prepričati se morate, da so nastavitve nastavljene za prikaz kvantitativnih indikatorjev.Kliknite gumb »Prikaži nastavitve« in pojdite na zavihek »Indikatorji«.
Nato poročilo natančno pregledamo in analiziramo odkrite napake
Bilanca stanja je priročna, ker vam omogoča, da ocenite ne le prisotnost negativnih količinskih bilanc, temveč tudi odkrivanje drugih problematičnih situacij:
- količinsko stanje popisnih postavk brez zneska;
- skupno stanje brez količine;
- negativno stanje.
Če pa je v računovodstvu vključenih veliko število postavk, je takšno preverjanje lahko precej delovno intenzivno. Poleg tega bo treba SALT generirati za vsak računovodski konto posebej (10, 41, 43), kar tudi nekoliko oteži proces dela.
2. Poročilo "Kontrola negativnih stanj"
Konfiguracija 1C: Enterprise Accounting 8 izdaja 3.0 zagotavlja poročilo, ki je idealno za spremljanje negativnih količinskih stanj zalog. Poročilo se nahaja na zavihku “Skladišče”.
Navedemo obdobje, organizacijo in izdelamo poročilo.
V poročilu so samo tiste postavke postavk, pri katerih je bilo ugotovljeno negativno količinsko stanje. Velika prednost je, da se analizirajo podatki na vseh kontih zalog. Po mojem mnenju je bolj priročno delati s poročilom kot z OSV.
Obstaja pa tudi minus - poročilo vam omogoča spremljanje samo negativnih količinskih bilanc, za prizori pa pustite druge težave, ki vam jih SALT omogoča zaznati.
3. Poročilo "Analiza subconto"
Več kot enkrat sem govoril o tem poročilu. Subconto analiza je eno mojih najljubših poročil, ki vam omogoča ne le odkrivanje napak, ampak v številnih situacijah tudi razumevanje njihovih vzrokov.Pojdite na razdelek »Poročila« - »Podkonto analiza«.
Izberite podkonto Nomenklatura in preverite, ali je v nastavitvah poročila omogočen prikaz kvantitativnih kazalnikov.
Subconto analiza je dobra, ker vam omogoča pridobitev informacij o gibanju postavk zalog po vseh računovodskih kontih. Na primer za sledenje situacijam, ko je izdelek prispel na en računovodski račun, prodan pa je bil z drugega.
Vendar pa je pri velikem številu elementov lahko težko analizirati podatke.
Več o delu s tem poročilom sem govoril v video vadnici Kako delati s poročilom »Subconto Analysis« v 1C - VIDEO.
Tako ima vsako od pregledanih poročil svoje prednosti in slabosti. Pri svojem delu bi priporočal njihovo kombiniranje:
- poiščite velike napake s pomočjo poročila »Kontrola negativnih bilanc«;
- nato si oglejte SALT za vse račune zalog;
- za ugotavljanje vzrokov za nepravilno stanje uporabite poročilo “Subconto Analysis”.
Zanimive primere, povezane z iskanjem in odpravljanjem napak pri obračunavanju zalog, sem obravnaval tudi v dveh uporabnih videih:
Kako nadzorovati stanje zalog v računovodskem programu 1C 8.3?
Vsaka organizacija mora spremljati stanje zalog. In ni redko, da pride do situacije, ko je izdelek dejansko na voljo, ni pa v programu. In potem je računovodja prisiljen sprejeti odločitev:
- omogočiti prodajo
- odložiti, dokler ne postane jasno, zakaj je prišlo do te situacije
Odločitev se praviloma sprejme na podlagi politike, ki se v organizaciji vodi v zvezi z obračunavanjem bilanc. Včasih lahko izdelek odložite in kupcu poveste, da vam ga zdaj ne moremo prodati. Včasih je to nemogoče narediti. Na primer v maloprodaji, ko kupec vidi ta izdelek ali ga že drži v rokah.
Seveda lahko preprosto ustvarite prodajni dokument in dokumenta ne knjižite, vendar vse organizacije tega ne dovoljujejo. Zato je v programu 1C 8.3 (kot v 8.2) mogoče onemogočiti nadzor negativnih bilanc.
Če je omogočen nadzor stanja, bo program ob prodaji izdelka, ki ni na zalogi (ali na zahtevanem računu), izdal podobno opozorilo:
Stolpec »Količina« v 1. vrstici seznama »Izdelki« je nepravilno izpolnjen.
Navedena količina presega stanje. Preostalo: 18; Manjka: 111.093
Onemogočanje nadzora negativnih stanj v 1C 8.3
Če želite onemogočiti ali omogočiti nadzor stanja v 1C, morate iti v meni »Glavni« in nato v razdelku »Nastavitve« izbrati »Računovodski parametri«.
V nekaterih različicah 1C računovodstva se te nastavitve nahajajo v meniju Administracija - Nastavitve knjiženja dokumentov.
V razdelku »Računovodski parametri« morate iti na zavihek 1C »Zaloge« in potrditi potrditveno polje »Dovoli odpis zalog, če po računovodskih podatkih ni stanja«:
Nato morate samo klikniti gumb »Shrani in zapri«. Zdaj pri odpisu stanja ne bodo nadzorovana.
Toda takšna metoda bo neizogibno povzročila pojav negativnih bilanc v skladišču (kar pomeni v programu). Poglejmo, kako se tega lotiti.
Poročilo »Nadzor negativnih stanj«
V najpreprostejšem primeru morate samo izbrati obdobje in klikniti gumb »Ustvari«. In tu me je čakalo prvo presenečenje.
V testnem programu sem posebej simuliral situacijo, ko sem prodal več blaga, kot ga imam na zalogi. Še več, to prodajo je opravil leta 2013. Logično je, da imam isti izdelek v minusu še zdaj, leta 2016. Zato se obdobja nisem niti dotaknil, ampak sem takoj kliknil »Generiraj«. Ni mi uspelo. Izkazalo se je, da lahko poročilo prikaže podatke o negativnih stanjih samo za izbrano obdobje.
To je treba upoštevati, saj sem na forumih pogosto naletel na vprašanje "Zakaj mi poročilo ne pokaže ničesar?" Odgovori so bili različni, večinoma o nepravilno nameščenih filtrih, o obdobju pa nisem nikoli srečal ničesar.
Ko sem nastavil želeno obdobje, je bilo poročilo pravilno ustvarjeno:
Vse ostale nastavitve so standardne, lahko nastavite različne filtre, dodate skupine, spremenite razvrščanje, dodate dodatna polja (gumb "Prikaži nastavitve").
Na podlagi materialov: programmist1s.ru
1C- program je prilagodljiv. Z zadostno stopnjo pravic uporabniku omogoča obdelavo dokumentov z blagom, ki ni na zalogi. torej, V programu se prikažejo negativna stanja. Nedvoumno reči, da se to ne sme dovoliti - ne, ampak da je narobe in da je napaka - da.
Zakaj uporabniki včasih potrebujejo držanje bilance v minusu?Če nimate tovarne nakita, se v 99% primerov stanje zalog v skladišču (dejansko) ne ujema s stanjem v programu. To pomeni, da se bodo pri odjavi blaga iz skladišča ali trgovine pojavile težave z izdajo potrošnih dokumentov. Program ne bo mogel izvesti negativne operacije, če ima uporabnik omejitev. Izredna situacija, ki se pojavi, bo nedvomno povzročila izpade, zamude, razjasnitev razlogov itd. Vendar si vsako podjetje ne more privoščiti izpadov ali zamud, če to na primer povzroči dodatno plačilo za izpade najetih vozil ali globe za zamudo pri dostavi blaga kupcu. Če so stroški izpadov bistveno večji od stroškov iz naslova netočnih poslovnih bilanc, je priporočljivo uporabniku omogočiti knjiženje blaga v minus. Želimo reči, da politika pravic in prepovedi v 1C ne sme pustiti negativnega odtisa na splošno na poslovne procese podjetja. Pomembno je razumeti razliko med vsiljenimi, pravilnimi omejitvenimi ukrepi in »naperami v kolesih«. To vprašanje bi morali oceniti vodje služb, ki so neposredno odgovorne za poslovne procese in finančne rezultate podjetja.
Torej, razmislimo o razpoložljivosti pravic izdelek je upravičeno postaviti v slabši položaj:
Stroški nepravočasne izvedbe poslovnega procesa so bistveno večji od stroškov napačnih bilanc v programu
Prikaz poslovanja v programu zaostaja za dejanskim gibanjem blaga v skladišču. Na primer: vračljiva embalaža je bila sprejeta od strank, razložena v kontejnersko skladišče in skladiščnik naložen v vozilo prispelega kontejnerskega dobavitelja. Operaterji zaradi starosti nimajo časa za izvajanje operacij v zabojniku v 1C, zato dobavitelju ne morejo delati stroška, ker ni ostankov. V tem primeru bo bodisi prišlo do izpada v skladišču ali pa kontejner ne bo odpremljen v tej dostavi, kar bo povzročilo zasedbo dodatnega skladiščnega prostora.
V skladišču že dalj časa ni bila opravljena inventura, zato so nekateri artikli skladiščeni z napačnim stanjem. Skladišča ni mogoče preračunati, saj se operacije z blagom izvajajo 7 dni v tednu. Skladno s tem ustavitev skladišča za preračun za 1-3 dni in s tem ustavitev odpreme blaga strankam povzroči večje izgube kot manjše netočnosti v stanju zalog
Kadar je uvrstitev izdelka v rdeče neupravičeno:
Izvajanje negativne proizvodnje bo povzročilo nepopravljivo verigo nadaljnjih napak.
Izdelek je zelo drag. Tudi prodaja ene enote blaga v minusu pomeni, da je v skladišču neusklajenost ali pomanjkanje velikih količin. To napako je treba takoj odpraviti. Na primer, draga skupina blaga: industrijska oprema, avtomobili, komponente.
Nepravilna sprostitev blaga bo vodila do nadaljnjega nepravilnega obračunavanja stroškov in stroškov.
Kako nastanejo negativna stanja v 1C?
Če so uporabniške pravice v programu pravilno nastavljene, negativna stanja ne morejo nastati. Razširjene pravice za postavitev blaga kot minus vključujejo:
Možnost urejanja dokumentov za nazaj
V nastavitvah dodatnih pravic ima uporabnik možnost knjiženja dokumentov brez kontrole negativnih stanj
Podjetje ima distribuirano bazo podatkov 1C. Pri izmenjavi podatkov se stanja nepravilno odpisujejo. Primer, ko je bil isti izdelek odpisan v različnih vozliščih (vejah) informacijske baze.
Notranja napaka baze podatkov 1C
Poiščite napake in negativna stanja v 1C
Najprimernejši način za iskanje minusov v 1C je uporaba skupinskega prenosa dokumentov. Pri izvajanju te obdelave se bodo vse slabosti in pomanjkljivosti pojavile v servisnih sporočilih.
Uporabite lahko tudi izpis Seznam blaga v skladiščih. Če želite to narediti, ga nežno pravilno prilagodite. Ne pozabite združiti nomenklature in pod njo dokument o gibanju. Če se pomaknete po listu, boste videli minuse za končno bilanco, odločite se, kaj storiti z njimi. Običajno se manjkajoči predmet knjiži v dobro in se namesto njega nekaj odpiše. Naredijo mini inventuro, če ni mogoče izvesti popolne.
Kliknite na sliko za povečavo slike
Tako so znani glavni vzroki negativnih bilanc ter načini njihovega iskanja in odpravljanja.
